GoFAST : Utilisation Avancée

Introduction

Ce document a pour but de donner les instructions de configuration de logiciels tiers fonctionnant avec la plate-forme GoFAST.

Ces outils complémentaires permettent :

  • Travailler en mobilité
  • Travailler sans réseau (en mode « déconnecté » type DropBox)
  • L’accès à GoFAST sur les terminaux mobiles (tablettes,…) par explorateur de fichiers
  • La visualisation et/ou l’édition en ligne de documents Office sur tablette
  • La messagerie instantanée (« chat ») sur mobile
  • La vidéoconférence sur mobile (dans navigateur)
  • Des outils de dématérialisation (smartphone, copieur, …)
  • Des outils de signature

Important

CEO-Vision ne peut pas garantir le bon fonctionnement de ces logiciels tiers même si nous avons testé à un moment donné (et pas forcément de façon exhaustive) leur fonctionnement

Synchronisation locale (GoFAST hors-ligne)

Il s’agit d’utilitaires qui font une copie locale des fichiers GoFAST (en totalité ou limité à des espaces) pour pouvoir les accéder lorsque l’on n’a plus de réseau (par exemple dans l’avion).

Certains utilitaires sont mono-directionel (si l’on modifie la copie locale, il faut penser à la sauvegarder sur GoFAST dès qu’on a du réseau, et dans certains cas fusionner ses modifications) ou bi-directionnel (si l’on modifie la copie locale elle sera directement synchronisé une fois le réseau disponible, avec éventuellement une gestion des conflits).

Historiquement nous utilisons CMISSync mais plus récemment nous sommes en phase de tests avancés de Mountainduck (payant).

Installation MountainDuck

L’outil est disponible pour Windows et Mac téléchargeable ici : https://mountainduck.io/

Voici comment configurer l’outil (gofast.ceo-vision.com est à remplacer par le nom de votre GoFAST, cpotter par votre identifiant)

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Utilisation

Lorsque l’ordinateur est connecté au réseau, MountainDuck vérifie périodiquement si des documents ont été changés sur la plateforme GoFAST. Si les documents ont été modifiés, ils sont copiés localement (sur le PC).

Note

si vous faites des modifications en mode déconnecté (offline), lors de la reconnexion sur le serveur GoFAST, votre version sera téléchargée et versionnée sauf si un utilisateur a fait des modifications entre-temps sur la GoFAST. Dans ce cas une « gestion des conflits » se déclenche (voir ci dessous)

Danger

si vous effacez un répertoire en local dans l’arborescence synchronisée, les répertoires distants seront supprimés. Par mesure de précaution, il est préférable d’éviter de supprimer un répertoire en local dans l’arborescence synchronisée. GoFAST ne supprime pas définitivement les documents mais une procédure de « republication » doit être faite

Accès aux fichiers GoFAST sur Tablette et Smartphone

Il est possible d’accéder à la plateforme GoFAST à partir de tablettes Android (ex. GalaxyTab), iOS (iPAD) et smartphones (Android, iOS, Blackberry).

Pour cela vous devez installer le logiciel gratuit « Webdav Navigator Lite » sur iTunes, GooglePlay ou Blackberry AppWorld. A noter qu’une version payante incluant la synchronisation locale est disponible sous le nom « Webdav Navigator »

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Vous aurez ensuite la possibilité d’accéder à vos fichiers GoFAST sur votre smartphone :

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Le site de l’éditeur se trouve à l’adresse suivante : http://seanashton.net/webdav/

Éditer des fichiers MS-Office sur Tablette

Nous recommandons l’application OnlyOffice sur Googleplay (au 02/10/2019 la version n’est pas totalement fonctionnelle) et Applestore.

Vous pourrez configurer un espace de stockage directement sur la GoFAST par « Connecter les clouds » puis choisir « Autre cloud » puis « Webdav » et entrer l’adresse « https://gofast.mycomp.com/alfresco/webdav » où vous devez remplacer mycomp.com par le domaine de votre organisation. image14 image15 Vous pouvez ensuite naviguer dans votre arborescence et choisir le document que vous voulez éditer : image16 Puis l’éditer : image21

Messagerie instantanée (« chat / conversation ») sur mobiles

Avec GoFAST vous avez une messagerie instantanée privée et sécurisée, équivalent de « WhatsApp » ou « MS-Teams » pour votre Organisation, fonctionnant avec Riot/Matrix (GoFAST > v3.8)

Vous pouvez donc utiliser l’application pour votre téléphone suivant :

Pour configurer ces clients il suffit d’entrer l’adresse de votre serveur GoFAST (avec -comm) :

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Signature électronique unitaire des PDF

GoFAST permet d’ouvrir un PDF avec Foxit Reader (ou Acrobat), d’y apposer une signature et de sauvegarder le PDF signé directement sur la plateforme GoFAST.

Note

Vous devez avoir installé « ITHitEditDocumentOpener »

Vous pouvez alors choisir dans le menu “Editer en ligne”. Ceci ouvrira l’application installée sur votre poste (Acrobat Reader, Foxit, …). Vous pouvez alors signer avec une signature manuscrite ou un certificat électronique puis sauvegarder directement sur GoFAST avec versionning.

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Prudence

Si vous utilisez Acrobat Reader, l’application doit être déjà fermée avant de lancer l’édition en ligne

Signature électronique en masse RGS 2* des PDF

Nous testons actuellement Xolidosign (site en Anglais mais application traduite en Francais).

Dématérialiser vers GoFAST

Il est possible de créer un dossier permettant de déposer des PDF « Images » et que ceux-ci soient transformés en PDF « Interrogeables » grace à un logiciel commercial de reconnaissance de caractères (OCR) installé sur le PC, « ABBYY Hot Folder » (ABBYY FineReader). Vous pouvez ainsi numériser des factures et qu’elles soient transformées en PDF Intérrogeable pour qu’elles soient facilement retrouvables sur GoFAST.

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Dématérialiser à partir d’un smartphone

Il est possible de dématérialiser par exemple des notes de frais directement à partir d’un smartphone et de les envoyer directement dans GoFAST.

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Pour cela vous devez avoir installé :

  • CamScanner et « Webdav Navigator » ou
  • Scanbot

Nous parlerons ici de la configuration de Scanbot dont l’utilisation est simplifiée.

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Dématérialiser à partir d’un copieur multi-fonction

Pour ceci votre copieur doit posséder un connecteur webdavs. Nous contacter pour plus de précisions

Reprise de contenus vers GoFAST

Reprise des contenus GoogleDocs/Drive

Dans le cas de migration d’un entrepot Google vers GoFAST, suivre la procédure suivante:

../_images/GoogleDrive_Download_Export.png

Google vous propose de télécharger une archive au format « zip » avec les contenus convertis au format MS-Office.

../_images/GoogleDrive_Download_Export_Step2.png

Vous pouvez à présent décompresser l’archive directement dans l’arborescence dans GoFAST

../_images/GoogleDrive_Download_Export_Step3.png